Inleiding
Je bent inmiddels zover dat de financiële administratie binnen je eigen onderneming wordt bijgehouden. Periodiek controleert de accountant de gang van zaken. Eindelijk heb je direct toegang tot de financiële informatie van je eigen onderneming. Maar hoe kom je nu aan managementinformatie?
De antwoorden die je hierop krijgt is afhankelijk van de adviseur waarmee je praat. Je accountant zal snel aankomen zetten met maand- of kwartaalcijfers. Sommige adviseurs creëren meer vraagtekens en beginnen over je strategie en het definiëren van KPI’s. Anderen beginnen over het bouwen van een dashboard met Business Intelligence software.
Al snel zie je door de bomen het bos niet meer. Uiteindelijk zul je vaststellen dat het handiger is om hiervoor een specialist (controller) in dienst te nemen of in te huren. Wat moet je weten om er zeker van te zijn dat je uiteindelijk over relevante managementinformatie beschikt. Met dit artikel proberen we je hier meer inzicht in te geven.
Het nut van managementinformatie
Uiteindelijk heeft iedere ondernemer informatie nodig die helpt bij het leiding te geven aan de onderneming. In de eerste fase van de onderneming “de pioniersfase” ben je als ondernemer actief betrokken bij de dagelijkse gang van zaken en ontvang je vanaf de werkvloer de juiste sturingsinformatie. Als je accountant dan na afloop van het jaar met je cijfers komt en de cijfers wijken niet af van je gevoel bij hoe het jaar was gegaan, dan is er nog geen noodzaak tot andere managementinformatie. Je beschikt op dat moment over relevante managementinformatie.
Naar mate je onderneming groeit en opschuift in de groeifase, zal je meer afstand hebben van de werkvloer en/of minder tijd hebben om waar te nemen wat er op de vloer gebeurt. Het ontbreekt je dan aan sturingsinformatie. Het gebrek aan sturingsinformatie wordt door veel ondernemers onderkend. Op het moment dat je aan je accountant vraagt om managementinformatie word je over het algemeen verantwoordingsinformatie aangedragen, in de vorm van kwartaal- of maandrapportages. Veelal doorspekt met financiële cijfers.
Het overgaan van een fase naar een opvolgende fase gaat gepaard met wat we noemen “crisis” dit is veelvuldig een crisis in de stijl van leiding geven.
Wij horen van veel ondernemers dat ze iets missen zonder echt de vinger erop te kunnen leggen. Je hebt informatie, je betaalt er een hoop voor, alleen je kunt er niets mee. Feitelijk mis je op dat moment sturingsinformatie.
Het gebrek aan sturingsinformatie is echter van onschatbare waarde voor het leidinggeven aan je onderneming. Zeker op het moment dat je onderneming overgaat naar een opvolgende groeifase. Dit is een periode waarin er veel zal veranderen binnen de organisatie van je onderneming en is het noodzakelijk om goed leiding te geven aan je onderneming met de juiste informatie.
Het doel van managementinformatie
Om te kunnen bepalen hoe je aan “relevante managementinformatie” komt kun je het beste de informatie indelen in drie groepen, te weten:
- Verantwoordingsinformatie;
- Sturingsinformatie
- Ad-hoc informatie
Als je niet gewend bent in relevantie van managementinformatie te denken dan kan het erop lijken dat alle informatie uit de groep ad hoc informatie komt. Vooral in de pioniersfase zien we dit terug. Veelvuldig horen wij: “Ik heb geen idee waarom, maar de bank wil een jaarrekening en een prognose hebben. Ze kunnen toch gewoon die lening verstrekken” of “kun je eens naar de transportkosten kijken ik wil weten waarom ze zo stijgen”. Alhoewel de informatie gemiddeld genomen structureel voor iedere ondernemer beschikbaar is heb je als ondernemer geen idee hoe je het moet lezen, wat je ermee moet doen of hoe je erbij kan komen.
Toch behoren de genoemde voorbeelden niet tot de categorie “ad hoc informatie”. Ad hoc informatie is informatie die je niet structureel nodig hebt en slechts incidenteel wilt gebruiken. Denk hierbij een voorbereiding op een overname van een onderneming het plegen van een grote investering. Je wilt dan specifieke informatie hebben ten behoeve van het specifieke vraagstuk.
Een keuze maken in de informatievoorziening
Om duidelijk te zijn in je informatiebehoefte, dien je aan te geven welk soort informatie je nodig hebt. Geef aan waar je informatiebehoefte ligt bij verantwoordingsinformatie of bij sturingsinformatie. Verantwoordingsinformatie is retrospectief en vooral gedomineerd door financiële informatie. Dit is ook de reden dat “controllers” hier vaak leidend in zijn. De cijfers van je accountant noemen we verantwoordingsinformatie.
Sturingsinformatie is informatie direct vanuit de organisatie, vaak dagelijks bijgewerkt, gericht op de operationele gang van zaken en draagt daardoor bij aan prospectieve inzichten. Vanwege dit karakter is sturingsinformatie nodig voor het dagelijks sturen van de onderneming.
In bijgaande tabel is een en ander nog eens uiteengezet.
In een later artikel gaan we in op het vraagstuk hoe stel je vast dat je over relevante sturingsinformatie beschikt.
Ontleend aan artikel: “Trends in managementinformatie: What’s happening?”
https://financieel-management.nl/artikel/trends-in-managementinformatie-whats-happening
Nadat mijn cliënt een contoller in dienst had genomen beklaagde laatstgenoemde zich over de slechte staat van de financiële administratie!
Hoe kon deze onderneming in control zijn?
Mijn cliënt beklaagde zich over de informatievoorziening van zijn controller.
Uiteindelijk heeft een goed gesprek met de controller ertoe geleid dat er meer aandacht werd gegeven aan sturingsinformatie dan aan verantwoordingsinformatie en ontdekte de controller hoe de onderneming in control is.
Automatiseer de informatieverstrekking
Er wordt veel tijd gestoken in het tot stand brengen van rapportages. Hierdoor wordt er relatief weinig tijd besteed aan analyse van de informatie. Hiermee gaan kostbare uren verloren in continu terugkerende handelingen die veel beter besteed kunnen worden aan meer inzicht verkrijgen in de informatie.
Op dit moment is er een grote verscheidenheid aan tools beschikbaar die het tot stand brengen van rapportages kunnen automatiseren. Het nadeel van veel van deze tools is dat zij gericht zijn op het beschikbaar stellen van verantwoordingsinformatie. Een aantal tools (zoals PowerBI) zijn in staat om aan beide elementen van informatie te rapporteren.
Veel lastiger is vaak het vraagstuk waar haal ik de informatie vandaan. Veelal wordt de informatie opgeslagen dicht bij de werkvloer. Daarnaast houden sommige ondernemers lang vast aan het opslaan van zaken in een losse database zoals Excel.
Het is daarom goed te overwegen ook hiervoor een geautomatiseerde oplossing te zoeken. Veelvuldig is het mogelijk om Online applicaties te koppelen met een Online administratie, waardoor er een besparing kan worden gerealiseerd met het bijhouden van de financiële administratie.
De vorm waarin de informatie wordt verschaft
Het klinkt als een open deur, toch wordt in de praktijk hier vaak de grootste fouten mee gemaakt. In dit kader zien wij vijf elementen die belangrijk zijn voor zowel verantwoordings- als voor sturingsinformatie.
- Beperk de hoeveelheid informatie
Op dit vlak geldt absoluut dat “less is better”. Als je teveel informatie ontvangt zul je door de bomen het bekende bos niet meer zien. Streef er daarom naar de management informatie zo beperkt mogelijk te houden. Het bekende A4-tje lukt misschien niet altijd, maar voorkom dat het er meer dan tien worden.
- Eenduidigheid van de informatie
Voorkom dat informatie regelmatig verandert qua definitie. Een lezer moet er iedere periode op kunnen vertrouwen dat hij dezelfde informatie leest. Als informatie (ondanks dat het legitiem is) wijzigt qua samenstelling dan kan dit bij de lezer leiden tot verwarring en nog veel erger tot verkeerde interpretatie en verkeerd handelen.
- Standaardisatie van presentatie
Presenteer de informatie altijd op dezelfde manier. Voorkom het onnodig wijzigen van de indeling van een rapportage. Het beperken van kleur en het niet vaak wijzigen van kleur in een presentatie heeft de zelfde betekenis voor de waarde van een presentatie.
Een lezer raakt gewend aan hoe en waar informatie gepresenteerd wordt. Het teveel wijzigen in opzet, lay-out en/of kleurgebruik maakt het voor een lezer lastiger om de informatie snel en goed te doorgronden.
- Grafieken of tabellen met cijfers
Hierover kun je allerhande psychologische discussies voeren. Het is echter belangrijk om te onderkennen dat mensen niet allemaal op dezelfde manier lezen. De ene persoon geeft de voorkeur aan grafieken en de andere aan cijferreeksen.
Besef wel dat van alle informatie die een lezer tot zich neemt men 80% onthoud van wat ie ziet, 20% van wat ie leest en 10% van wat ie hoort.
Schroom daarom niet om tabellen en grafieken in een goede samenhang met elkaar te gebruiken.
- Betrouwbaarheid van informatie
Het is een beetje een open deur, alleen ik bedoel hier niet alleen dat de informatie juist is. Veel belangrijker is dat de informatie die gerapporteerd wordt ook in overeenstemming met elkaar is en indien er sprake is van mogelijke tegenstellingen dient er een goede toelichting aanwezig te zijn. Als een lezer het gevoeld heeft dat de informatie niet klopt zal hij er ook niet de juiste waarde aan toekennen.
Relevante informatie
Door bij het opzetten van je managementinformatie rekening te houden met de hiervoor genoemde uitgangspunten, ontstaat relevante informatie. Als je uiteindelijk tot een systeem komt waarbij je continu beschikt over relevante sturingsinformatie en verantwoordingsinformatie ga je merken dat je meer op de gang van zaken binnen je onderneming kunt vertrouwen.
Uiteindelijk leidt dit ertoe dat je minder druk zult maken over de dagelijkse beslommeringen en meer kunt bezig houden met andere “relevantere” zaken.
Geschreven door:
Bas Michielsen
26 mei 2020