Inleiding
Sinds enige tijd wordt vooral door Exact de kreet “No Hands Accounting” gebruikt, maar wat betekent dit concreet? In feite komt het erop neer dat een financiële administratie wordt gevoerd waarbij de handmatige invoer van transacties is geminimaliseerd.
Daarnaast heeft Exact het over robot accounting wat zoveel betekent dat de software van Exact onthoudt hoe transacties in het verleden zijn vastgelegd en stelt op basis hiervan boekingen voor die met een “muisklik” te accorderen zijn. Dit laatste wordt ook wel “machine learning” genoemd.
Het op deze wijze verwerken van financiële administraties is voor iedere ondernemer – van ZZP’er tot multinational – interessant om in te voeren. Met de huidige technieken die de softwareleveranciers beschikbaar stellen is “no hands accounting” relatief eenvoudig om in te voeren. Om de succesgraad van het invoeren van “no hands accounting” te vergroten zijn er wel enkele stappen te nemen bij het inrichten van je financiële administratie.
Voor het gemak hebben wij dit artikel in tweeën gedeeld. Het eerste deel gaat in op het waarom het tweede deel gaat in op het hoe (de implementatie).
Bespreek no hands accounting met je accountant/boekhouder, wellicht is het al mogelijk om via de software van je accountant/boekhouder de eerste stappen te zetten op het vlak van no hands accounting.
Voordelen
Met “no hands accounting” zijn er diverse voordelen te behalen, denk hierbij aan:
- Efficiënter werken (Tijdwinst);
- Verhogen kwaliteit (door machine learning);
- Flexibiliteit van werken (inloggen via een webbrowser);
- Digitale opslag (geen fysiek archief meer nodig)
Tijdwinst
Veel ondernemers denken dat de tijdwinst leidt tot lagere kosten van de accountant/boekhouder. Dit is naar onze mening een “logische” misvatting. De tijdwinst behaal je vooral binnen je eigen onderneming.
Alleen als je overgaat van een volledig handmatig verwerkte financiële administratie naar een volledig geautomatiseerd verwerkte financiële administratie wordt er een aanzienlijke tijdswinst bereikt bij je accountant/boekhouder. Omdat de meeste accountants-/administratiekantoren al een aantal elementen van de geautomatiseerde wijze van verwerken toepassen, zal er bij je accountant/boekhouder een geringe besparing op de tijdsbesteding door je accountant/boekhouder worden behaald.
| Accountant/ boekhouder |
Onderneming | |
|---|---|---|
| Maken van verkoopfacturen | √ | |
| Debiteurenbeheer | √ | |
| Betalen van facturen van leveranciers | √ | |
| Sneller vinden van “oude” facturen | √ | |
| Opslag in de cloud (minder archiefruimte) | √ | |
| Beperken van dubbele verwerking van gegevens | √ | √ |
| Postafhandeling en portokosten door per e-mail te factureren en facturen te ontvangen | √ | |
| Minder raadplegen van je accountant/boekhouder doordat het systeem zichzelf verrijkt met kennis van “machine learning” | √ |
CLIENTCASE
HRM Trading is een startende handelsonderneming. Doordat ze met weinig mensen willen groeien hebben we direct gezocht naar een volledig geautomatiseerde omgeving.
Voor de logistiek afhandeling hebben we gekozen voor de software van Brincr. De financiële administratie hebben we gekozen voor de software van Exact. Tussen beide systemen is een verbinding gelegd op basis van API.
Uiteindelijke is er een omgeving gecreëerd waarbij alleen in- en verkooporders moeten worden ingevoerd.
Krijg ik nu ook stuurinformatie
In sommige artikelen die hetzelfde thema behandelen als “no hands accounting lees je terug dat”je als ondernemer hierdoor ook betere managementinformatie krijgt. Wij zijn het hier niet helemaal mee eens. Door gebruik te maken van “no hands accounting” kun je sneller beschikken over financiële informatie. Deze informatie hoort echter tot de categorie verantwoordingsinformatie. Dit soort informatie helpt om te weten of je in lijn met vorig jaar loopt, of (als je een begroting opstelt) om vast te stellen dat je in lijn met je begroting loopt.
Stuurinformatie is informatie die je helpt om naar de toekomst te kijken en bij te sturen. Veel ondernemers beschikken “onbewust” al over stuurinformatie. Het grootste nadeel is dat het systeem waaruit de informatie wordt gehaald niet gekoppeld is aan andere systemen. Veelvuldig wordt een product als Excel hiervoor gebruikt.
Voor het krijgen van stuurinformatie via “no hands accounting” zul je de software van je financiële administratie moeten koppelen aan branche specifieke software. Uit de branche specifieke software kun je vervolgens je stuurinformatie halen.
Voor meer uitleg over de begrippen stuurinformatie en verantwoordingsinformatie verwijs ik je naar ons artikel over “relevante managementinformatie”.
Bate van no hands accounting
No hands accounting levert je een financiële administratie op die efficiënt wordt gevoerd, waarbij de deskundigheid voor het goed voeren voor een financiële administratie zoveel als mogelijk in de software wordt vastgelegd. Een dergelijke inrichting is bijna voor alle ondernemingen hetzelfde. Alleen op specifieke onderdelen dient er bij de inrichting aandacht gegeven te worden aan voor jouw onderneming (branche) specifieke zaken.
Door de financiële administratie zoals hiervoor aangegeven in te richten en vervolgens de software te koppelen aan systemen die de activiteiten van jouw onderneming ondersteunen creëer je een geautomatiseerde omgeving die je gehele organisatie op een hoger niveau brengt als het gaat om de automatisering.
Je kunt hierbij denken aan een groothandel die specifieke logistieke software (bestaande uit een voorraadadministratie, een CRM-systeem, een inkoopadministratie en/of een facturatie systeem) koppelt aan de financiële administratie. Uit de logistieke software haal je de stuurinformatie die je nodig hebt. Door een koppeling te leggen tussen de software van het logistieke systeem en de financiële administratie wordt voorkomen dat zaken dubbel vastgelegd worden.
API-KOPELLING
Een API is een afkorting die staat voor Application Programming Interface.
Hoe werkt een API-koppeling? Als twee systemen met elkaar moeten communiceren, gebruikt het systeem een API om het andere systeem aan te spreken. Via de API worden dan de benodigde gegevens uitgewisseld.
Softwarekeuze
Doordat Exact het begrip “no hands accounting” heeft geïntroduceerd lijkt het alsof zij de enig zijn die deze vorm van boekhouden aanbieden. Niets is minder waar. Vele leveranciers bieden in hun software functionaliteiten aan die het mogelijk maken om no hands accounting te creëren. Exact loopt alleen voorop met het invoeren van machine learning.
Als je overgaat tot “no hands accounting” verandert de wijze van werken met de financiële software. Het is de bedoeling dat het handmatig verwerken wordt geminimaliseerd. Hiermee is het een voor de hand liggende keuze om over te gaan op een online systeem. Offline systemen hadden altijd het voordeel dat de gebruikersinterface geënt was op handmatige verwerkingen. Met “no hands accounting” is dit minder relevant.
Een ander voordeel van een online systeem is dat het maken van een koppeling met een ander systeem bijvoorbeeld branche specifieke onlinesoftware middels een API-koppeling een stuk eenvoudiger gaat.
Als je nieuwe software gaat zoeken, maak dan eerst de keuze voor je branche specifieke software. Als je keuze is gevallen op een branche specifiek systeem kijk dan vervolgens naar de financiële systemen waarmee het branchepakket gekoppeld kan worden.
Veranderingen in je eigen organisatie
Met het invoeren van “no hands accounting” zul je ook een aantal wijzigingen in de organisatie van je eigen onderneming moeten doorvoeren. Bij de veranderingen in je eigen organisatie en voor een succesvolle implementatie geldt een woord dat alles dekt en dat is: “discipline”.
Het consequent opvolgen van het hiervoor vermelde vereist eigenlijk het karakter van een boekhouder. Ondernemers staan niet bekend om hun structurele en routinematige wijze van werken. Zorg dan ook dat je iemand in je organisatie aanwijst, of huur iemand hier specifiek voor in, die zorgt dat bovenstaande punten structureel worden opgevolgd.
Daarnaast moet je er als ondernemer rekening mee houden dat zaken, zoals facturen, niet meer fysiek over je bureau komen. Om deze te kunnen beoordelen en betalen zul je zelf ook gebruik moeten maken van het systeem. Als je dit niet doet zul je minder van het administratieve proces zien en dus het gevoel krijgen dat je geen grip meer hebt op de processen.
“Actief meedoen” in het systeem zorgt ervoor dat jezelf vertrouwd raakt met het systeem en gaat wennen aan een ander werkproces. Mis je informatie die je voorheen aan de hand van fysieke stukken zelf vastlegde in bijvoorbeeld Excel, zorg er dan voor dat het systeem zodanig is ingericht zodat je de informatie eenvoudig uit het systeem kunt halen.
Ook je relaties (cliënten en leveranciers) zullen met je mee moeten werken. Het is belangrijk dat zij het toestaan dat je hoofdzakelijk digitaal met ze communiceert (offertes, bestellingen, facturen en ook aanmaningen). Uit de praktijk blijkt dat met name grotere ondernemingen in de rol van leverancier achterlopen op de ontwikkelingen die op dit vlak gaande zijn. In het verleden hebben wij een client geadviseerd te kiezen voor een kleinere leverancier die wel mee ging met de nieuwe ontwikkelingen. De kosten van het administratieve proces ervoor zorgden ervoor dat de kleinere leveranciers goedkoper was.
Je moet je ook afvragen of het willekeurige inkopen bij verschillende leveranciers opweegt tegen het werken met vaste leveranciers. Het op rekening kunnen kopen en bijvoorbeeld werken met een automatische incasso levert veel meer tijdwinst op dan het werken met een willekeurige webshop en een ideal betaling.
In ons volgende artikel gaan we uitgebreider in op alle aspecten die een succes maken van de implementatie van “no hands accounting”.
Conclusie
“No hands accounting” is naar onze mening geen fictie. We zien diverse softwareleveranciers functionaliteiten aanbieden die het mogelijk maken om over te gaan naar “no hands accounting”.
Als je een financiële administratie ingericht wil hebben op basis van no hands accounting dan zul je hier zelf tijd en energie in moeten steken. Niet alleen bij het inrichten, maar daarna ook in het onderhoud om de processen blijvend goed te laten lopen.
Als je bereid bent “no hands accounting” als visie in te voeren in je onderneming, kun je een zeer efficiënt werkende geautomatiseerde omgeving creëren. Het gevolg is dat als je onderneming groeit je niet snel hoeft te investeren in administratief personeel.
Geschreven door:
Bas Michielsen
Coen Michielsen
23 juni 2020